Piccola guida su Excel, sul trattamento delle informazioni

Excel è un programma che ci consente di svolgere calcoli con il nostro computer, pur non avendo particolari conoscenze d’informatica. Questi calcoli vengono fatti utilizzando delle formule Excel specifiche, adatte a svolgere determinati compiti. Prima di fare un’analisi più approfondita su cosa Excel ci consente di fare, vorrei fare il punto su alcune differenze sostanziali tra il significato della parola dato e informazione.

Negli ultimi anni, i dati stanno avendo un ruolo fondamentale in qualsiasi attività di business, nelle attività finanziarie e commerciali. Quello che dobbiamo distinguere innanzitutto è la differenza tra dato è informazione perché seppur una parola sembra sinonimo dell’altra, ci sono delle sottigliezze che chi non è esperto in materia non potrebbe cogliere.

Il dato è sostanzialmente un numero, che rimane in quanto tale, privo di qualsiasi significato, se ad esso non ne viene associato uno specifico. I dati possono essere immagazzinati nelle cosiddette variabili, che sono porzioni della RAM del nostro pc, adibite a contenerli. Di variabili ne possono esistere di tante tipologie. In Excel, per esempio, i dati vengono memorizzati nelle celle, che possono essere di varie tipologie. Abbiamo gli interi, i numeri in virgola mobile, le date, le valute (Euro, Dollaro, Sterlina), e molti altri tipi di dato che possono essere impostante premendo con il testo destro del mouse su una cella.

Le informazioni, invece, sono dei dati che vengono valutati in un contesto specifico. Quindi, un dato acquisisce un valore di informazione, quando a questo dato viene dato un significato. Cosi, una colonna in una tabella Excel, contenente dei numeri a 3 cifre, non acquisisce alcun significato, fin quanto non viene specificato che in quella colonna sono memorizzati gli stipendi aziendali dell’anno corrente. In un’altra colonna possono essere memorizzati gli stipendi relativi agli anni passati, e così via.. Quei numeri, in quella colonna, diventano dunque delle informazioni che devono essere analizzate, diventano dati che possono essere trattati perché se ne conosce l’origine.

I dati così possono essere dati in pasto a funzioni per analizzare l’andamento aziendale, i costi o i ricavi, per esempio. Le funzioni che ci possono essere d’aiuto in Excel sono:

-funzione SE, per dare l’intelligenza al programma e inserire un flusso condizionale nelle celle;

– la funzione SOMMA, per sommare celle e colonne all’interno di un foglio di lavoro Excel;

-la funzione sottrazione, per sottrarre le celle in Excel;

– la funzione moltiplicazione, esprimibile con il simbolo asterisco;

– la funzione CONTA, per contare il numero di celle selezionate;

– la funzione CERCA.VERT o cerca verticale, per cercare dei dati all’interno di un database in un foglio di lavoro;

Come vedete le operazioni che si possono compiere su Excel nel trattamento delle informazioni sono tante, c’è solo l’imbarazzo della scelta. Altre funzione possono essere esplorate andando nella barra della formula e digitando il simbolo F.